Warum sich Papier gegen digital behauptet.

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Papier verbindetDie KGL Leipzig entwickelt mit postStream eine DMS Software und wirkt dadurch mit an der Erschaffung einer Utopie, dem "papierlosen Büro". Hier der obligatorische Link zum Download unserer Demoversion.
Das es sich bei der Vorstellung eines "papierlosen Büros" um eine Utopie handelt, wird deutlich, wenn man sich aktuelle Statistiken zum weltweiten Papierverbrauch anschaut. Der Trend geht nach oben und das, obwohl die technischen Voraussetzungen für rein digitale Geschäftsprozesse für die meisten Branchen längst geschaffen sind. Und digital ist dabei auch noch besser. Besser im Sinne von schneller, günstiger, sicherer. Man könnte Mutmaßen, dass der zunehmende Papierverbrauch eine Folge der allgemeinen, weltweiten Beschleunigung von Geschäftsprozessen ist, verbunden mit der Tatsache, dass längst nicht alle Unternehmen technische Neuerungen in ihrem Haus implementiert haben. Aber auch Unternehmen, die längst auf digital umgestellt haben, bereitet die Kontrolle über den eigenen Papierverbrauch nach wie vor Schwierigkeiten. Wir arbeiten seit 25 Jahren im Papiergeschäft und wissen das aus erster Hand. Tatsächlich profitieren wir von der wachsenden Nachfrage nach Beratung, Schulung, Überwachung und Optimierung papiergebundener Geschäftsprozesse. Der Wunsch papierlos zu Arbeiten ist längst zur Notwendigkeit geworden. Also woran hapert es?

Ein Medienwissenschaftler würde argumentieren, ein neues Medium schafft das alte nicht ab. Sämtliche Methoden der Informationsspeicherung und Übermittlung, welche die Menschheit im Verlauf Ihrer Geschichte entwickelt hat, existieren bis heute weiter und werden auch genutzt. Verdrängt eine technische Neuerung ein etabliertes Medium, so findet eine Verschiebung statt. Die Bedeutung und Funktion des alten Mediums wird neu ausgerichtet. Auch kann das neue Medium das Alte nie zu 100% ersetzten. Ein kleiner Rest, Lücken oder Inseln, die das neue Medium nicht abdecken kann, bleiben erhalten und entwickeln sich weiter. So feiern Steintafeln heute Hochkonjunktur als Grabesinschriften, das Magnetband wird in professionellen Bandbibliotheken zur Datensicherung im 1000fachen Terrabyte Bereich genutzt und das Telegramm dient der automatischen Steuerung und Sicherung des Zugverkehrs.
Nun sprechen wir beim Papier nicht von irgendeinem Medium. Papier hat eine Geschichte von über 2000 Jahren und ist seit der Erfindung des Buchdruckes nach Gutenberg aus dem 15Jhd. ein wesentlicher Motor der sogenannten Moderne. Seine Herrschaft war bis vor einigen Jahren absolut. "Schwarz auf Weiß" war das letzte Wort eines Despoten, welches jede weitere Argumentation sofort beendet hat. Einen solchen Giganten vom Thron zu stürzen ist mit Nichten eine leichte Aufgabe. Auch wenn das Internet das neue Leitmedium unserer Zeit bildet, behauptet sich das Papier nach wie vor auf wichtigen Machtpositionen. Dennoch findet unaufhaltsam ein Verdrängungsprozess statt. Einige Behörden bieten Ihre Unterlagen in papiergebundener und digitaler Form an. Finanzämter akzeptieren rein digital archivierte Unterlagen und sogar das omnipräsente Papiergeld wird zunehmend durch EC Karten ersetzt. Unternehmen können diese Entwicklung weiter beschleunigen. Doch wenn man versucht das papierlose Büro zu forcieren, treten Gegenkräfte auf, die direkt aus den Tiefen unserer Persönlichkeit kommen. Stift und leeres Blatt so zu manipulieren, dass auf dem Papier eine Veränderung zu beobachten ist, gehört zu jenen Grundübungen, die ein Kleinkind in der Lage sein muss nachzuweisen, um als altersgemäß entwickelt zu gelten.
Wir sind nicht so leicht bereit auf Papier zu verzichten. Wenn dieses für eine bestimmte Aufgabe überholt ist, finden wir bald eine neue Verwendung dafür.
Es lohnt sich daher die Rollenverschiebung, welches Papier im modernen Büroalltag erfahren hat, näher zu betrachten. Hier sind einige Vorzüge, die Papier gegenüber Computer und Co. hat.

1. Niemand muss am Papier geschult werden.

Softwareprodukte setzten teilweise hohe EDV Kenntnisse voraus, während noch der größte Schreibmuffel auf einem Blatt Papier sein Kürzel hinterlassen kann. Um aus der Perspektive einer DMS Software zu sprechen, leuchtet die Archivierung eines Blatt Papiers in einem Aktenordner jedem ein, während ein revisionssicher Eintrag in einer Datenbank und die Speicherung auf einem WORM Datenträger weniger transparent erscheint.

2. Papier hat eine physische Gestalt.

Eigentlich ist es gerade die physische Erscheinung von Papier, welche die meisten Kosten verursacht. Egal wie dünn oder wie schwer ein Blatt ist, es verbraucht Raum, kann aufgebraucht und muss immer wieder neu beschafft werden. Man kann es verlegen und verlieren, deformieren oder zerstören. Und dennoch ist die physische Erscheinung auch ein ganz großes Plus. Etwas Handfestes zu haben, das man leicht manipulieren kann, ist ein unmittelbares Zeugnis unserer Arbeit. Wir beobachten häufig, dass ein Dokument zwar digital erstellt wird, jedoch analog Korrekturgelen wird. Dies wird selbst dann gemacht, wenn Mitarbeiter an Office Produkten geschult sind und um die Vielfachen Korrekturmöglichkeiten von Word und Co. wissen. Korrekturlesen von ausgedruckten Dokument ist schlicht bequemer, denn während ich ein Blatt Papier meinen Wünschen entsprechend verformen kann, muss ich umgekehrt meinen Körper dem Computerbildschirm anpassen, wenn ich die Perspektive nur leicht ändern möchte. Das konkrete Ergebnis wiederum will man anfassen. Während die digitale Welt flüchtigen Charakter hat, das Öffnen einer neuen Anwendung bringt mein aktuelles Dokument kurzzeitig zum Verschwinden, beansprucht ein frisch gedrucktes Blatt seinen Platz auf meinem Schreibtisch. Auch wenn ich etwas Neues beginne, bin ich diesem Papier dennoch Rechenschaft schuldig. Kurz, solange nicht Archiviert oder entsorgt hat ein Blatt Papier permanente Präsenz. Wir beobachten häufig, dass Mitarbeiter eines Unternehmens mit aufgeräumten Schreibtischen, Ihre E-Mails dennoch nicht sauber archivieren. Während eine E-Mail ihren Status als ungelesen nach dem ersten Öffnen verliert, bleibt das Eingrauen von Papier nach dem ersten Lesen aus. Die smartesten digitalen Erinnerungsfunktionen kommen gegen die einfache physische Präsenz von Papier nicht an.

3. Papier ist immer "dringend".

Jeder kennt Zettelwirtschaft. Ein quadratisches Stück Papier auf dem Frühstückstisch, gut sichtbar platziert, kann unter Umständen den ganzen Tag versüßen oder verderben. Eine solche Erinnerung ist deutlich wirksamer, als zum Beispiel eine WhatsApp Nachricht. Notizblöcke sind nicht nur nahezu in jedem Haushalt vorhanden, man findet diese auch auf Schreibtischen sämtlicher Unternehmen. Ich habe bereits darüber gesprochen. Notizzettel machen sich die dauerhafte Erinnerungsfunktion von Papier zu nutze, welche wiederum Folge der physischen Präsenz desselbigen ist. Digitale Notizen können damit einfach nicht mithalten. Noch bevor man versucht hat relevante Unterlagen zu digitalisieren, gab es schon digitale Notizen. Digitale Notizen haben ohne Frage ihren Sinn, aber herkömmliche Notizzettel ersetzen können sie nicht. Ein zweiter Umstand kommt hier zum Tragen, welcher auch allgemein für Papier gilt. Notizzettel haben nicht nur eine Erinnerungsfunktion, sie stellen auch eine zeitlich verschobene Kommunikation dar. Jede Kommunikation kennt Sender und Empfänger. Diese können innerhalb des Aktes der Kommunikation stärker oder schwächer im Vordergrund stehen. Papier muss angefasst werden, es wird häufig persönlich übergeben und kann in Form von Handschrift eine starke individuelle Prägung enthalten. Zwar ist der Absender und Empfänger digitaler Notizen eineindeutig, dennoch spielen beide im Rahmen einer digitalen Kommunikation eher eine untergeordnete Rolle. Man muss sich nur folgendes Szenario vorstellen: "Sie finden auf Ihrem Schreibtisch einen Zettel mit der Aufforderung diesen aufzuräumen.". Die Frage nach dem Absender taucht sofort in ihrem Bewusstsein auf. Immerhin hat derjenige sich die Mühe gemacht, den Zettel auf Ihrem Schreibtisch zu deponieren. Ein Aufwand, der durch das versenden einer Mail nicht aufzuwiegen ist. Diese stärkere persönliche Note verleiht dem Zettel eine deutlich höhere Wirkung. Notizzettel sind nicht zu groß, es gibt sie in verschiedenen Signalfarben und sie besitzen eine Haftfläche zum Befestigen an unterschiedlichen Oberflächen. Ihre Umgebung wird Teil ihrer Botschaft. Unter anderem wurden Notizzettel lange Zeit dafür gebraucht Hinweise auf Unterlagen zu hinterlassen, ohne diese zu verunstalten. Seit jedoch Unterlagen auch digital archiviert werden, nehmen die Papiergebundenen Exemplare selbst den Charakter eines Notizzettels an. Sprich auf Rechnungen werden handschriftlich erstellte Botschaften übertragen. Der Vorteil liegt gerade in der Dringlichkeit, die diese Botschaft durch die stärkere persönliche Prägung erhält. Wenn dies nur bei jenen Unterlagen geschehen würde, welche zwecks Revisionssicherheit vernichtet werden müssten, deren Vernichtung also zum Zwecke eines unmittelbaren Nutzens aufgeschoben wird, wäre dies nicht weiter problematisch. Wir beobachten jedoch, dass gerade Mitarbeiter, die Zugang zu einem persönlichen Drucker haben, Unterlagen allein zu diesem Zweck ausdrucken.

4. Papier ist gesellig.

Papier ist niemals nur für die Augen einer Person bestimmt. Es geht von Hand zu Hand, von Mensch zu Mensch. Einmal berührt, hinterlässt eine Person seine Spur, welche bei allen weiteren Kontakten erhalten bleibt. Auch aus medizinischer Sicht, wäre es daher durchaus sinnvoll Papierverbrauch einzuschränken. Jedoch aus sozialer Sicht ist das kaum zu empfehlen. Wenn wir auf einem Blatt Papier etwas erklären nutzen wir unsere Hände, am PC die Maus. Das eine schafft Nähe, das andere Distanz. Man stelle sich zwei Meetings vor, bei dem einen sind Papierunterlagen auf dem Tisch, bei dem Anderen sitzen die einzelnen Personen vor dem Laptop. Wo gibt es mehr Berührungspunkte? Wo wird hitziger diskutiert? Welches Meeting ist lebendiger? Die Frage nach dem erfolgreicheren Meeting, muss dabei außen vor gelassen werden. Menschen haben ein natürliches Bedürfnis nach sozialen Kontakten. Papier stellt den Anlass zu solchen Kontakten dar.
Fazit:
Papier ist teurer und langsamer als digitale Dokumente, dennoch hat es auch Stärken gegenüber diesen. Wer Papier nachhaltig abschaffen möchte, sollte diese Stärken unbedingt mitbedenken und versuchen diese durch seine DMS Software mitabzudecken. 100% wird nie möglich sein, aber eine Workflow Funktion kann eine ernsthafte Alternative zum Gang über den Flur sein. Wenn dieser Gang wegfällt, bleibt auch das dafür gedruckte Exemplar aus. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass es in Ihrem Unternehmen genügend Möglichkeiten zu zwischenmenschlichen Kontakten und kreativen Austausch gibt. Fehlen diese, wird das Papier zum Anlass solche herbeizuführen.

KGL Kopier Gesellschaft mbH Leipzig
Marketing Schulz Vladimir
Telefon: 0341 / 200 90 10
eMail: vladimir.schulz@kgl-leipzig.de
Internet: http://www.poststream.de/

KGL Kopier Gesellschaft mbH Leipzig
Marketing Vladimir Schulz
Telefon: 0341 / 200 90 10
eMail: vladimir.schulz@kgl-leipzig.de
Internet: http://www.poststream.de/
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Quelle: Warum sich Papier gegen digital behauptet.

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